¿Qué son los proyectos, qué es la gestión de proyectos, qué es la gestión ágil de proyectos? Aquí se vera una descripción general condensada de los contenidos, temas, métodos y términos más importantes de la gestión de proyectos. Pero antes de comenzar debemos definir ciertos conceptos.
¿Qué es un proyecto?
Un proyecto es un proceso comercial único que es aprobado por la administración sobre la base de un caso comercial, administrado por una unidad organizativa temporal, se crea un trabajo específico y este se entrega a un cliente para su aprobación en una fecha definida y en costos especificados.
¿Qué es la gestión de proyectos?
La gestión de proyectos es la planificación, seguimiento, control y finalización de un proyecto. Los sistemas de gestión de proyectos describen cómo se llevarán a cabo realmente estas actividades.
¿Qué es la gestión ágil de proyectos?
La gestión ágil de proyectos se utiliza a menudo como un término genérico para varios modelos de procesos en el desarrollo de software, como Scrum o Extreme Programming. Se entiende cada vez más como un término para una nueva forma de pensar en la gestión de proyectos en contraste con la gestión de proyectos tradicional orientada a la planificación.
El adjetivo "ágil" expresa que la gestión y el control de proyectos y procesos son muy dinámicos y flexibles para poder implementar las solicitudes de cambio, especialmente en lo que respecta al alcance de los servicios, de forma rápida.
Métodos de gestión de proyectos para su primer proyecto
Gestionar el primer proyecto de forma independiente es un gran desafío. Por un lado, debe concentrarse en lo esencial, por otro lado, debe elegir el enfoque más pragmático posible. En su primer proyecto, concéntrese en la planificación primero. La planificación es la base para poner en marcha el proyecto con éxito y mantenerlo encaminado. Las reglas claras ayudan aquí. Al final, es importante completar el proyecto correctamente, que a menudo se olvida en el frenético ritmo de la vida cotidiana.
Para hacer frente a sus tareas, los directores de proyecto utilizan métodos probados y comprobados. Dado que la gestión de proyectos es una tarea transversal, en los proyectos se utilizan numerosos métodos de diversas disciplinas, por ejemplo, la gestión de riesgos o la gestión de la calidad.
Áreas temáticas en la gestión de proyectos
Como tarea transversal, la gestión de proyectos abarca una amplia gama de temas. Según el tipo de proyecto y la industria, estos temas tendrán diferentes prioridades en un proyecto.
Iniciación e inicio del proyecto
Un proyecto no comienza formalmente hasta que el cliente emite la orden del proyecto al gerente del proyecto, pero las partes interesadas de un proyecto establecen el curso para la implementación posterior en el período previo al proyecto. Además del cliente y el director del proyecto, los principales tomadores de decisiones incluyen la gestión del programa, la gestión de la cartera de proyectos, la gestión corporativa y los financistas de un proyecto
Una definición precisa de los objetivos es uno de los pasos más importantes en el inicio de un proyecto. La planificación realista solo es posible con un objetivo de proyecto claramente definido. La definición de objetivos puede incluir el desarrollo de un caso de negocio, la preparación de una hoja de especificaciones y el diseño de una asignación de proyecto. Un taller moderado para todos los participantes del proyecto también puede tener sentido, por ejemplo, en forma de una reunión inicial. Términos importantes para la iniciación y el inicio del proyecto:
- Estudio de viabilidad.
- Orden del proyecto.
- Objetivo del proyecto.
- Caso de negocio.
- Hoja de especificaciones.
- Evento de lanzamiento.
Seguimiento y control
Un proyecto sin control es como conducir un coche de oído, el accidente es inevitable. Para mantener el proyecto encaminado, el director del proyecto debe vigilar constantemente los datos reales y los objetivos. Por lo tanto, el seguimiento y el control vinculan todos los procesos de gestión de proyectos durante la implementación del proyecto.
El cumplimiento de los plazos, el progreso en términos de contenido y el cumplimiento de los costes deben comprobarse de forma continua. No se trata del control de los empleados ni del conteo de frijoles. El truco consiste en recopilar datos significativos para que se puedan iniciar las medidas correctivas adecuadas en caso de desviaciones del plan.
Esto incluye monitorear el progreso del proyecto y compararlo con la planificación del proyecto. Por lo tanto, los informes y otros textos del proyecto deben redactarse de tal manera que los responsables del proyecto puedan identificar las desviaciones lo antes posible para poder desarrollar y tomar medidas de control.
Gestión de riesgos
Todo proyecto alberga incertidumbres. Por ejemplo, un empleado puede estar ausente o una entrega puede llegar demasiado tarde. La gestión de riesgos es, por tanto, una disciplina obligatoria para los jefes de proyecto y se ocupa de la identificación, análisis y control de los riesgos para la ejecución prevista del proyecto.
Los pasos habituales para el manejo de riesgos son: identificación de riesgos, análisis de riesgos, evaluación de riesgos, prevención de riesgos, seguimiento de riesgos y control de riesgos.
El riesgo de un proyecto se puede calificar con respecto a su probabilidad de ocurrencia, sus efectos (retraso, aumento de costos, pérdida de calidad) y el daño que ha causado. Deben planificarse contramedidas adecuadas (minimización de riesgos, escenarios de limitación de daños, etc.) para los riesgos con efectos importantes y alta probabilidad.
Gestión de la calidad
La gestión de la calidad es el término genérico para todas las actividades, tareas y métodos de gestión que forman parte de la planificación, seguridad, mejora y verificación de la calidad de un producto o servicio. Es una parte integral de la función de gestión de una empresa y, por lo tanto, es una disciplina de gestión independiente.
La gestión de proyectos está subordinada a la gestión de la calidad, ya que los proyectos en el sentido más amplio crean productos para la empresa que están sujetos a revisión por parte de la gestión de la calidad.
Gestión de proyectos en la empresa
Los proyectos son inversiones que realiza la empresa. Para que estas inversiones estén justificadas, deben estar alineadas con la estrategia corporativa. Las estrategias y el trabajo del proyecto están vinculados entre sí, en particular a través del instrumento del caso empresarial. Por lo tanto, el trabajo del proyecto también es responsabilidad de la dirección corporativa. Entre otras cosas, determina la estructura de la organización del proyecto y controla la cartera de proyectos.
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Con este curso internacional de postgrado y a través de la propuesta de casos prácticos reales de empresas, el alumno será capaz de desarrollar proyectos y procesos, superando objetivos y dificultades basadas en la gestión óptima de los recursos o del tiempo, de saber informar y gestionar de manera eficiente equipos de trabajo, identificando las fortalezas de cada uno de los miembros y a su vez proponiendo roles dentro del proyecto a cada uno de sus miembros. De igual modo se trabajan aspectos esenciales que influyen en la gestión de proyectos como la resolución de conflictos o corrección/minimización de los fallos, la superación de metas, la consecución de logros en base a trabajar por objetivos previamente marcados, o el control de la información, de sus canales, de la recepción de los mensajes a los miembros que participan en el grupo.
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